Von Meetings und anderen Gesprächsrunden in Zeiten des Home-Office oder Videokonferenz für "Anfänger und Fortgeschrittene"!

Mal ehrlich. Nicht erst seit Corona und all seinen Einschränkungen finden wir viele Tools für Videokonferenzen, Webinare oder virtuelle Meetings im Netz. Manche haben damit schon Erfahrungen gesammelt, andere betreten gerade Neuland und es ist für alle eine zusätzliche Herausforderung.

Nun sitzen wir, jeder für sich, im Séparée und sollen doch gemeinsam Entscheidungen treffen, uns informieren, absprechen - all das, was sonst im direkten Austausch geschah, muss jetzt neue Kommunikationswege finden. Nun gehören Meetings schon im klassischen Büroalltag nicht zu den bevorzugten Arbeitsformen. Dennoch, gut vorbereitet und gekonnt moderiert, tragen sie zum Projektfortschritt bei, schaffen Verständnis über Bereichsgrenzen hinaus und können ein Team erfolgreich zusammenarbeiten lassen.

Ganz werden wir auf die Präsenzkontakte nicht verzichten können, doch zurzeit bietet sich die Ausnahmesituation als Einstieg in die Welt der virtuellen Besprechungen geradezu an. Beleuchten wir einen Augenblick die veränderten Voraussetzungen und Rahmenbedingungen.

Jede virtuelle Begegnung ist dadurch gekennzeichnet, dass eine gewisse "Künstlichkeit" entsteht. Wir haben keinen Kontakteinstieg, der Smalltalk stört eher, als dass er aufwärmt, wir brauchen einen anderen Sprech-Rhythmus, haben trotz allem nur begrenzte körpersprachliche Eindrücke, manchmal spielt die Technik nicht wirklich mit und die Konzentration ist auch schneller weg als im "echten" Meeting. Hinzu kommen Licht- und Raumbedingungen jedes Teilnehmers.

Wenn auf die folgenden Aspekte ein Augenmerk gelegt wird, dann kann sich eine neue Meeting-Routine herausbilden, die mit der Zeit sogar die realen Konferenzen, Besprechungen usw. befruchten kann.

1. In der Vorbereitung müssen Sie ein geeignetes Tool für Ihre Videokonferenzen auswählen. Es gibt eine Vielzahl von Anbietern mit individuellen Vor- und Nachteilen. Achten Sie bei der Auswahl des Tools darauf welche Plattformen unterstützt werden, wie einfach die Einrichtung ist und ob das Tool ihren Datenschutzanforderungen gerecht wird. Hierbei sollten die IT-Abteilung sowie (falls vorhanden) der Datenschutzbeauftragte bei der Entscheidungsfindung einbezogen werden. Jeder Teilnehmer mit Redeanteil sollte zur besseren Verständlichkeit und zur Vermeidung von Rückkopplungen ein Headset für die Konferenz nutzen.


Worauf Sie bei der Auswahl eines Tools achten sollten:

• Es ist eine Client-Software für die einzusetzenden Smartphones, Tablets und Computer vorhanden.
• Es findet eine Ende-zu-Ende Verschlüsselung statt.
• Der Anbieter arbeitet DSGVO-konform. Falls der Anbieter die Anforderungen hierfür erfüllt wird er damit werben. Dies ist ein erster Anhaltspunkt. Bei Anbietern außerhalb des EWR muss geprüft werden ob ein ausreichendes Schutzniveau besteht. Prüfen Sie die Liste "sichere Drittländer". US-Anbieter müssen eine Privacy-Shield-Zertifizierung vorweisen können. Die Informationen hierzu finden Sie in der Regel beim jeweiligen Anbieter.
• Der Anbieter stellt einen Auftragsverarbeitungsvertrag zur Verfügung.

Was für den Ablauf einer Videokonferenz beachtet werden sollte:

• Es können nur Personen mit einer Einladung der Konferenz beitreten.
• Im Hintergrund der Teilnehmer sind keine sensiblen Daten zu sehen. Bei einigen Tools kann der Hintergrund unscharf gestellt werden, dies verhindert, dass versehentlich Informationen während einer Konferenz geteilt werden.
• Es findet keine Aufzeichnung der Videokonferenz statt. Ob hierzu eine Zustimmung oder eine Kenntnisnahme der Teilnehmer erforderlich ist muss im Vorhinein geklärt werden.

2. Vorbereitungen - Noch wichtiger als für eine Veranstaltung vor Ort ist eine Tagesordnung. Bedenken Sie dabei, dass drei Themen bereits die Obergrenze sind. Hier gilt unbedingt die Regel, weniger ist mehr. Das gilt auch für die Anzahl der TeilnehmerInnen. Überlegen Sie im Vorfeld, wer absolut notwendig ist, um Entscheidungen oder Verabredungen treffen zu können. Welche Informationen, die sonst als Präsentation angeboten werden würden, können vorab zur Verfügung gestellt werden? Je kürzer die Verweildauer vor dem Bildschirm, umso besser. Legen Sie auch einen genauen Startzeitpunkt fest. Übermitteln Sie allen TeilnehmerInnen ein Spielregel-Papier für solche virtuellen Besprechungen. Einen Vorschlag dafür hängen wir an diese Ausführungen an. Für die Moderatorin oder den Moderator kann in bestimmten Fällen eine unterstützende Hand sinnvoll sein, die die technischen Aufgaben übernimmt.

3. Einladungen mindestens 1 Tag vorab versenden inklusive Tagesordnung, Spielregeln für das virtuelle Meeting und allen weiteren Informationsquellen. Dazu teilen Sie auch mit, wie und wo sich die Beteiligten anmelden/einwählen sollen. Ein kleiner Tipp zu den Rahmenbedingungen wie Licht und Geräuschpegel kann nicht schaden.

4. Einstieg - Soweit sich alle kennen, kann eine kurze Begrüßung ausreichen. Vorstellungsrunden sind virtuell eher anstrengend, deshalb nur mit strikten Vorgaben durchführen. Zu Beginn sollte auch noch einmal der zeitliche Rahmen abgestimmt bzw. vorgegeben werden. Danach sofort mit der Arbeit beginnen.

5. Die Bearbeitungsphase erfordert hohe Konzentration, denn jedes Nebengeräusch, jede Ablenkung wirkt verstärkt durch die technische Distanz. Daher unbedingt langsamer als sonst, deutlich und zum Mikrofon sprechen und dabei die Sprechdisziplin einhalten. Die Technik sortiert nicht, sie überträgt, dadurch entsteht eher Verwirrung. Vereinbaren Sie optische Zeichen für eine Wortmeldung und erteilen Sie das Wort - dann können alle auf einander eingehen. Achten Sie im Sinne der Konzentration auf die vereinbarten Zeiten. Lieber einen Punkt der Agenda auf "Morgen" vertagen als unkonzentrierte Ergebnisse erzielen, die dann mehrfach nachbesprochen werden müssen. Binden Sie alle mit ein!

6. Zum Abschluss wird vereinbart und schriftlich festgehalten, wer sich um welchen Auftrag kümmert. Auch in der virtuellen Besprechung ist ein Ergebnisprotokoll mehr als hilfreich. "Danke für ihre konstruktive Aufmerksamkeit! Wie gewohnt können Sie auf folgendem Wegen miteinander und mit mir in Kontakt treten..." Schließen Sie bewusst mit einem positiven Satz ab. Motivation darf immer und überall sein.

Spielregeln für unsere virtuellen Meetings

• Zur vereinbarten Zeit sind die technischen Voraussetzungen getestet und bereit
• Alle sonstigen Internetaktivitäten sind abzuschalten für die Dauer des Meetings
• Start und Ende sind verbindlich festgelegt
• Wir sprechen einander immer mit dem Namen an - so ist klar, wer gemeint ist
• Wir schauen in die Kamera und beobachten den Bildschirm
• Redebeiträge werden per Handzeichen angemeldet - nicht dazwischenrufen
• Zur Vermeidung störender Hintergrundgeräusche schalten wir das Mikrofon außerhalb eigener Redebeiträge stumm
• Wir bedenken technische Verzögerung, sprechen daher langsam und beachten die Antwortzeiten
• Kernregel: Maximal 3 Themen - maximal 60 Minuten

Susanne Schächter-Heil - Seminare und Beratung - s.schaechter-heil@t-online.de
(Trainerin bbw Seminare)

Nico Ellmann - diomda Datenschutzberatung - diomda.de
(Trainer bbw Seminare)